Af Christian Kolthoff, cand.med.vet, E*MBA, IAF certificeret facilitator, praQtice
Som udviklingskonsulent kommer jeg ofte ud på klinikker, som har lidt vanskeligt med at finde ud af, hvor man skal tage fat, når man holder møder. Her er en øvelse, som efterhånden er mit mest brugte mødefaciliteringsværktøj.
Øvelsen bruges når:
- Emnet er lidt uspecifikt
- Man gerne vil skabe medejerskab
- Man har en meget stille gruppe
- Man har en gruppe, hvor nogen fylder meget og andre meget lidt
Udstyr:
Post It notes. Gerne disse: Lomax Post Its
Tuscher: Gerne disse: Lomax Markers
SÅDAN GØR DU/I:
Eksempel:
- Der er dårlig stemning på klinikken eller man ønsker at øge produktiviteten eller…
- Der er 10 medarbejdere på klinikken (i dette eksempel)
Runde 1: Hvad skal vi diskutere i dag?
- Intro: Mødeleder indleder med: “Vi ønsker at have en fantastisk stemning på klinikken. Der er vi ikke helt. Hvilke temaer vil være relevante at arbejde med i de fx 2 timer, som vi har sat af i dag?”
- Hver mødedeltager får 3 gule sedler og en tusch hver og skriver tre forslag til emner, en på hver seddel. Det har de 2-3 min. til. (Denne del af øvelsen sørger for at alle kommer til orde og ikke blot de, der råber højest).
- Deltagerne deles i grupper i dette tilfælde to grupper á fem deltagere og har 10 min. til at koge deres 5 x 3 sedler ned til i alt 4-5 sedler, der repræsenterer gruppens samlede holdning til relevante emner.
- En deltager fra hver gruppe præsenterer gruppens 5 sedler mens de sættes op på en vægflade – en ad gangen.
- De to, der har præsenteret, grupperer sedlerne og giver hver gruppe en mere rammende overskrift for hver gruppe. Brug gerne sedler af en anden farve til overskrifterne.
- De resterende sedler fjernes, så kun overskriftssedlerne står tilbage.
- Hver medarbejder får nu tre prikker (sættes med en tusch eller voting dots), som de kan sætte ved de emner, som de finder mest relevante. De må godt sætte alle tre på en seddel, hvis de ønsker det.
- Man ender med sedler der ser ud som neden for og vælger at arbejde med de sedler, der får flest dots/prikker. Som mødeleder kan man forbeholde sig retten til at udskyde emner, som man ønsker at tage på et andet tidspunkt (undgå dog helst at bruge denne ret. Selv har jeg ikke haft brug for det).
- Nu er emnerne fastlagt og man aftaler hvilke emner, som man kan nå i løbet af mødet.
Runde 2: Hvad handler emnet om?
Fremgangsmåden minder om første runde. Lad os antage at det valgte emne er “der er udfordringer med informationsniveauet og den interne kommunikation”.
- Mødeleder indleder med følgende spørgsmål: “Når emnet er informationsniveau og intern kommunikation, hvad handler det så om?” (læg mærke til at spørgsmålet tvistes/reframes i en mere positiv retning).
- Deltagerne får tre gule sedler hver og skriver en ting (hvad det handler om) på hver seddel.
- I gruppe koger de emnerne ned til 5 emner (ca. 5-10 min.) og en fra hver gruppe præsenterer gruppens sedler.
- Bed deltagere om at gruppere sedlerne. (Der er typisk altid nogen, der springer til).
- Lav eventuelt overskrifter for hver gruppe sedler (det er ikke altid jeg gør det). Mødelederen kan selv vælge at være pennefører eller kan uddelegere til frivillige.
- Man ender nu med noget, der ser således ud:
Runde 3: Sparring om løsninger.
Man kan nu vælge at arbejde med at søge løsninger ud fra den “samlede mosaik” af hvad det handler om, eller man kan vælge at dykke ned i et emne ad gangen. I dette eksempel arbejder vi ud fra den samlede mosaik.
- Mødeleder indleder med: “Vi har skabt et indblik i, hvad det handler om. Nu skal vi til at finde mulige løsninger som vi kan arbejde videre med efter mødet. Lad os finde ud af, hvad vi kan gøre.” (Det er vigtigt at mødeleder ikke forpligter sig til at implementere de løsninger som kommer op, men gør klart at det er noget, man vil arbejde videre med efter mødet).
- Nu køres samme proces som tidligere, hvor deltagerne kommer med indspil til løsninger. 3 sedler per deltager => 5 sedler per gruppe => fremlæggelse og gruppering af sedler.
- Når man har en stor mængde løsningsforslag starter nu en prioriteringsproces ved at man sætter fire sedler op (i en ny farve) med teksterne “Stor effekt”, “Lille effekt”, “Bøvlet” og “Enkelt/billigt”, således at der dannes et diagram (se billedet nedenfor). Deltagerne bliver bedt om at flytte sedlerne rundt i diagrammet, hvorefter man har et godt indblik, som kan tages med i en videre bearbejdningsproces.
- Der tages et billede af arbejdet, hvorefter man siger tak for indsatsen og tager fat på næste emne vha. samme proces.
